UNIT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

• Merancang dan menyelaras hal-hal berkaitan pengurusan perjawatan dan perkhidmatan melibatkan urusan pengambilan, pelantikan dan peletakan jawatan mengikut prosedur yang terkandung dalam Peraturan-peraturan pegawai awam dan Pekeliling-Pekeliling yang berkaitan bagi kakitangan di bawah bidang kuasa Kementerian Pengangkutan (MOT) dan Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA).
• Merancang dan menyelaras urusan kemajuan kerjaya dan prestasi kakitangan.
• Menyelaras, mempertimbang dan menguruskan urusan melibatkan imbuhan, saraan dan pemberian ganjaran kakitangan.
• Merancang dan menyelaras pengurusan program latihan (kursus, bengkel, seminar, ceramah dan taklimat) secara anjuran jabatan atau kerjasama dengan Kementerian Pengangkutan, Jabatan dan Agensi Kerajaan yang lain.
• Merancang dan menyelaras serta melaksanakan aktiviti pemantapan hubungan kerja melalui Program Pembangunan Organisasi berdasarkan perbincangan dan keperluan merangkumi aspek pembangunan, penambahbaikan kebajikan pekerja, pemulihan dan intervansi.
• Merancang dan menyelaras dalam hal ehwal pembangunan organisasi meliputi urusan permohonan pewujudan, pemansuhan, penggredan semula jawatan dan penyusunan semula organisasi di agensi.
• Mengkoordinasi dan menguruskan urusan-urusan terkait hal-hal pemantapan integriti kakitangan dan organisasi.

UNIT KEWANGAN, HASIL DAN PEROLEHAN

Menguruskan hal ehwal belanjawan Agensi:

• Urusan Permohonan Belanjawan Mengurus APAD.
• Pengagihan belanjawan dan perancangan perbelanjaan.
• Memantau serta menyediakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus Bulanan dan Laporan Unjuran Perbelanjaan Suku Tahun.

Melaksanakan pengurusan bayaran, kawalan perbelanjaan dan perakaunan;

• Menguruskan semua proses bayaran bagi memastikan bil tuntutan dibayar tidak lewat dari tujuh (7) hari (dokumen lengkap).
• Memproses dan mengemaskini gaji, emolumen dan elaun kakitangan APAD bertaraf tetap, kontrak dan sambilan.
• Menguruskan laporan penyata kewangan APAD dan dikemukakan kepada Kementerian.
• Menguruskan dan menyelenggara sebarang Akaun Amanah dan Deposit (Jika Ada).

Melaksanakan pengurusan perolehan dan kontrak Agensi;

• Menyediakan perancangan perolehan Jabatan secara tahunan mengurussetiakan proses perolehan secara tender dan sebutharga.
• Menguruskan proses kelulusan eGPA (pengecualian khas MOF berbelanja diluar tatacara perolehan berkuatkuasa).
• Mengemaskini maklumat perolehan di dalam sistem MyGPIS.

Melaksanakan pengurusan hasil dan terimaan;

• Memantau dan merekod penerimaan hasil bagi APAD.
• Merekod dan mengeluarkan resit terimaan.
• Menyediakan penyata pemungut dan memperakaunkan wang/cek/bank draft/wang pos di bank.

Melaksanakan tadbir urus kewangan mengikut peraturan Kerajaan.

• Mengurusetiakan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).
• Menyediakan Laporan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).
• Melaksanakan Naziran Kewangan ke atas APAD Wilayah dan Cawangan.
• Menjadi penasihat dan perunding kepada APAD berkaitan dasar-dasar dan peraturan-peraturan berkiatan dengan Kewangan.

UNIT PENGURUSAN PENTADBIRAN

Urusan pentadbiran aset alih kerajaan;

• Mendaftar aset-aset alih jabatan berpandukan kepada tatacara pengurusan aset alih kerajaan;
• Merekod pergerakan aset-aset alih jabatan berpandukan kepada tatacara pengurusan aset alih kerajaan;
• Melupuskan aset-aset alih jabatan berpandukan kepada tatacara pengurusan aset alih kerajaan mengikut keperluan; dan
• Melaksanakan proses pemeriksaan aset alih kerajaan sepanjang tahun.

Urusan pentadbiran stok dan stor kerajaan;

• Menjalankan penerimaan stok jabatan berpandukan kepada tatacara pengurusan stor kerajaan;
• Mendaftar stok yang diterima berpandukan kepada tatacara pengurusan stor kerajaan;
• Merekod pergerakan keluar masuk stok di stor jabatan berpandukan kepada tatacara pengurusan stor kerajaan;
• Melupuskan stok jabatan berpandukan kepada tatacara pengurusan stor kerajaan mengikut keperluan; dan
• Melaksanakan proses verifikasi stor kerajaan.

Menganjurkan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) peringkat Jabatan secara suku tahunan;

• Pelaporan JKPAK ke JPKA jabatan dan JKPAK peringkat Kementerian;
• Menyelenggara aset-aset yang memerlukan penyelenggaraan berjadual;
• Melaksanakan perolehan aset jabatan mengikut keperluan; dan
• Melaksanakan perolehan stok jabatan mengikut keperluan.

Mentadbir pengurusan fasiliti;

• Menganjurkan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) (Fasiliti) peringkat Jabatan secara suku tahunan;
• Menyelaras kontrak sewaan premis jabatan;
• Memantau penggunaan utiliti di semua premis jabatan;
• Melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan fasiliti secara berkala;
• Melaksanakan kerja-kerja pembaikan fasiliti mengikut keperluan;
• Melaksanakan kerja-kerja ubahsuai fasiliti mengikut keperluan;
• Memastikan kebersihan fasiliti jabatan melalui lantikan kontraktor pembersihan;
• Menyelaras urusan pembukaan, penutupan serta pemindahan premis-premis jabatan; dan;
• Membantu menyelaras urusan pembayaran sewaan, bil-bil serta lain-lain komitmen bayaran dibawah fasiliti jabatan.

Mentadbir pengurusan kenderaan Agensi;

• Merancang, merekod dan memantau pergerakan pemandu dan kenderaan jabatan secara harian;
• Menyelenggara buku log, penggunaan kad bayaran tol tanpa resit (KBTTR) dan kad inden minyak secara bulanan;
• Melaksanakan penyelenggaraan kenderaan jabatan secara berjadual;
• Melaksanakan perolehan pembaikan kenderaan jabatan;
• Menyemak serta memantau saman trafik bagi kenderaan jabatan;
• Menyelaras lantikan pemandu eksekutif dan pegawai kenderaan jabatan;
• Memastikan kebersihan kenderaan jabatan dijaga sepanjang masa;
• Melakukan pemeriksaan mengejut terhadap kenderaan jabatan sekurang-kurangnya sekali setahun; dan
• Menguruskan hal ehwal berkaitan kemalangan kenderaan jabatan.

Mentadbir pengurusan keselamatan;

• Menyelaras urusan perkhidmatan kawalan keselamatan pejabat;
• Mengawal pergerakan pelawat dan kakitangan ke premis jabatan;
• Menyelaras lantikan Pegawai Keselamatan Jabatan, Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan bagi pematuhan terhadap Arahan Keselamatan CGSO;
• Menyelaras SOP kebakaran dan kecemasan jabatan melalui lantikan Floor Safety Manager (FSM), ujian penggera kebakaran dan fire drill; (ERT).
• Melaksanakan perolehan peralatan keselamatan bagi kegunaan jabatan; dan
• Melaporkan kepada pihak PDRM atau mana-mana pihak berkuasa berkaitan jika terdapat ancaman terhadap keselamatan jabatan.

Mentadbir pengurusan rekod;

• Melantik Pegawai Pengelas dan Pendaftar Rahsia Rasmi jabatan;
• Merekod dokumen menggunakan rujukan fail berdasarkan kepada no rujukan Arkib Negara dan CGSO;
• Merekod pergerakan keluar masuk surat-surat rasmi jabatan;
• Menyelaras urusan penghantaran dokumen rasmi jabatan secara serahan tangan dan pos;
• Menyimpan dokumen-dokumen jabatan mengikut tatacara pengurusan dokumen kerajaan;
• Melupuskan dokumen-dokumen jabatan mengikut tatacara pelupusan rekod rasmi kerajaan mengikut keperluan; dan
• Melaporkan kepada pihak berkuasa yang berkaitan berkenaan kehilangan dokumen rasmi kerajaan.

Menguruskan hal ehwal perkhidmatan sokongan kepada Agensi;

• Menyelaras serta melaksanakan perolehan perkhidmatan mesin penyalin;
  Menyelaras serta melaksanakan perolehan perkhidmatan QMS;
• Membantu berkaitan urusan pentadbiran bagi majlis-majlis rasmi jabatan;
  Menjadi urusetia bagi pengendalian risiko dan bencana bagi jabatan;
• Menyediakan anggaran bajet perbelanjaan mengurus jabatan bagi skop bekalan, perkhidmatan, sewaan, penyelenggaraan dan aset; dan
• Melaksanakan perolehan pakaian seragam jabatan.